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别再迷信电话会议

发布时间 : 2018-10-16 00:45:55   来源 : 未知    
斯卡平克:电话会议往往不了了之。有人可能试着总结一下,但通常大家都巴不得赶快挂断电话,会后也记不住什么。

别再迷信电话会议
 
更新于2018年10月15日 05:51 作者:英国《金融时报》专栏作家 斯卡平克
让每个人都站起来。按议程走。别让人没完没了地说话。关于如何主持会议才能不浪费时间,人们有足够多的建议。
 
对更大的时间浪费:多方参与的电话会议,人们却关注更少。
 
你知道整个程序。邀请邮件送达你的收件箱,上面有日期、时间、与会者名单、不同国家的拨入号,还有一个登陆码(以井号结尾)。
 
我收到过十多封这类电话会议的邀请,尤其是那些为了讨论即将举办的小组讨论和活动的会议。这些电话对最终的活动都没有太多贡献。我之所以知道,是因为我的角色往往是主持最终的那项活动。
 
这是电话会议和面对面会议之间的第一个区别:面对面会议由谁主持很明显,而电话会议由谁主持却很少有人清楚。
 
在电话会议中,通常有人被列为组织者,他们有自己的(以井号结尾的)登录码,但他们往往不是电话会议的最资深与会者。依据经验,我可以说,组织者很少会主持计划中的活动。通常,他们是组织电话会议的人。那可能是一个高级人物;也可能是他们的个人助理。
 
电话会议的组织者也许会在电话会议上起牵头作用。这很难说,因为(除非你们以前照过几次面)很难知道某个时间是谁在说话。与面对面会议不同,你无法看到人们的面孔。
 
当与会者“抵达”电话会议时,他们通常会说:“嗨,这是黛安。”或者像19世纪的舞会宣布入场者那样,由录音宣布:“西蒙•奥茨加入了电话会议。” ——但之后你就必须积极去倾听任何语音标识(口音、嗓音之类),帮助你识别谁在说话。
 
前提是你首先得能记住有谁参加了电话会议。你可以在电脑屏幕上显示一份与会者名单,如果你是在办公桌前通话,这么做会更容易些。
 
坐在屏幕前还有其他优势:例如,您可以在与会者名单和新收到的电子邮件或Twitter消息之间切换。
 
你可能不在办公桌旁。电话会议的一个公认优势是没有人知道你在哪里。你可能躺在床上;你可能在同一时间做其他更有成效的事情。如果那项活动会产生噪音,记得按下您的静音键。
 
我记得在一次电话会议中,大家都能听到某人的电话线上有叮叮当当的声音。最后,一名比较机灵的与会者问道:“马克斯,你是在清空洗碗机吗?”
 
静音键是你的好朋友,即便你不在做开会以外的事情。你可以在需要说话的时候取消静音。
 
你可以选择完全不静音。这是电话会议的另一个特点。有些人一声不吭,而不同于面对面的会议,其他人很少会留意到。
 
最终,电话会议往往不了了之。有人可能会试着总结一下。通常大家都巴不得赶快挂断电话。不可避免的是,电话会议谈不成什么事情。
 
电话会议有哪些替代方案?有人会说是视频会议。当然,技术是存在的,不仅在我们的手机和电脑上,还有超级复杂的视频套件,让世界另一端的人看起来就像是在同一个房间里。
 
当只涉及两个地点时,视频会议通话可以奏效。超过这个数量,通常就会挫败在场的每个人。一般来说,会议的前半个小时都用于寻找IT人员,然后等着他们摆弄键盘,输入更多(以井号结尾的)代码,之后才能让每个人的面孔出现。
 
联系多个参与者的最佳方式是交换电子邮件。你可能不看它们,而且这些电子邮件抄送的对象人数总是超过必要,但至少当你开始做这些电子邮件所说的事情时,你有一个记录。
 
我就不信有人能记住电话会议上谈的内容。
 
译者/艾卜
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